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利益相关者登记模板_项目管理案例研究:利益相关者应该管理什么?

我今天想和大家分享的是评估和管理利益相关者的方法和技术。即如何管理和监控利益相关者的参与,以及如何有效地管理与利益相关者的沟通。

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利益相关者的满意度是项目成功的重要因素之一。因此,在项目推进过程中对利益相关者进行管理尤为重要。如果不能通过有效的手段进行有效的管理,项目推进过程中可能会出现阻力。这其中的关键是如何让项目干系人充分支持项目,满足项目的目标和要求,使干系人对项目感到满意。

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未完成的项目是如何产生的?

2011年获授权带领项目组为某学校定制教学信息系统,包括家校平台、在线教研平台、学校信息发布平台。由于是一个创新项目,所以在项目之初,我和我的团队成员根据项目的需求和目标,确定了大量的利益相关者,包括学校的管理团队、部分老师、部分家长和学生。 .

在项目初期,我们想通过采访和会议对项目的详细需求进行充分的研究,但研究过程并不是很顺利。很多人表示不愿意参与这个项目,但这些人其实是项目的核心。人们。但是,很多愿意参与项目的成员都不是核心利益相关者,因此给出的相关要求和建议并不具有建设性。

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同时,由于项目实施时间较长,学校管理团队等相关方也发生了一定的变化。当时,项目组并没有对这种情况做出及时的反应。因此,随着项目越来越大,一部分是需求的大分散,另一部分是由于非核心需求的扩大而大量镀金。在项目结束时,许多利益相关者,尤其是核心利益相关者,表示项目不能满足他们的需求,对项目不是很满意。最后这个项目没有被接受,变成了一个未完成的项目,以失败告终。

以上可以说是管理关联方的负面案例。在这个项目的过程中,我们对关联方的管理非常到位。也就是说,我们没有很好地管理相关方的参与,也没有引导相关方与项目组进行及时有效的沟通,导致了项目的失败。项目结束后,我们分析了几个原因:

第一,我们在项目开始时没有严格遵守与相关方沟通的承诺,做了很多无用的沟通,使得我们得到的信息与项目目标有很大的偏差;

二是在项目过程中,我没有积极地与项目组和相关利益相关者建立良好的合作关系,使相关方的期望没有得到有效落实,导致项目中的一些问题被放大;

第三,我们没有根据项目和项目环境的变化及时进行调整,也没有在项目过程中与项目利益相关者建立合理的反馈路径,使得一些本该发现的问题总是被隐藏起来。

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如何做好利益相关者管理?

基于这些问题,其实PMBOK已经给了我们很好的建议,或者在项目开发过程中产生了更加合理或者高效的解决方案。通过一些学习和积累,我现在意识到,如果我们想要避免这些错误,我们应该做到以下几点:

首先,我们需要与利益相关者建立良好的关系,与他们进行沟通和协作,以满足他们的需求和期望,并促进合理的参与。

具体应该怎么做?

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我们记录相关方,描述他们的权利、影响和核心关注点,并制定他们参与项目的相关计划。这避免了在上述案例中没有调查核心利益相关者需求的情况。除此之外,我们还根据项目和组织的实际情况,使用相关的计划和文件,如沟通管理计划、风险管理计划、变更管理计划等。为了获得足够的信息项目相关方分析,可以使用一些方法和手段与项目相关方建立有效的联系。同时,善于运用冲突管理、谈判、观察和沟通等人际交往技巧,邀请相关方参加项目会议。

其次,项目团队与相关方的沟通也尤为重要,也需要确保项目团队与相关方之间及时、适当地收集、发布、管理和监控信息。

建议您可以使用在线PMIS系统或使用合理的沟通技术进行有效管理,以消除项目团队与相关方之间的噪音,统一目标。如上例,当我们收集到一些不具建设性的建议和需求时,如果能采用这种方式,就可以及时避免一些不重要的功能的出现。

第三,在项目的过程中,随着项目的变化,相关方也会有一定的变化。

这需要我们在项目期间持续监控利益相关者的参与。不仅仅是项目团队和利益相关者的关系,还有利益相关者之间的关系。通过修订和计划,引导相关方适当参与项目。我们可以采用替代分析、根本原因分析或沟通技巧,例如投票、反馈和演示。通常我们会在这个过程中发现项目的变化,但越早发现,对项目完成目标的影响就越小,项目成功的机会就越大。如上述案例,如果我们能及时发现用户的变化和真实需求,那么项目就不会落空。

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另外,在涉众管理方面,特别推荐大家了解一些敏捷项目的实践,特别值得我们参考。在敏捷中,更关注客户合作对项目结果的影响。例如,在敏捷回顾会议、评审会议等中,会邀请相关方参与。披露项目相关信息,统一相关方对项目的认知;并快速获得项目成果反馈。

能够得到相关方的支持是项目成功的一个重要方面。合理引导和引导相关方参与项目,可以有效提高项目利益相关方的满意度。

当天的亮点

▼如何高效管理关联方:

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1.与相关方建立良好的关系,与相关方进行沟通协作,满足其需求和期望项目相关方分析,促进相关方合理参与。

2、项目组与相关方的沟通也尤为重要,也需要确保项目组与相关方之间及时、适当地收集、发布、管理和监控信息。

3、在项目过程中,随着项目的变化,相关方的态度和影响也会发生一定程度的变化。这需要我们在项目期间持续监控利益相关者的参与。

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